La présente Politique de protection des renseignements personnels traite de la cueillette, de l’utilisation, de la protection et de la conservation des renseignements personnels détenus par la Confédération des syndicats nationaux (CSN). Les dispositions énoncées dans la présente politique sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé telle qu’elle a été modifiée en 2022 et en 2023 par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

La Politique de protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le site Web de la CSN ou dans son Infolettre. Si vous suivez un lien vers le site Web d’un tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devriez examiner avant de soumettre vos renseignements.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels et de l’application de la présente politique est la directrice générale de la CSN. Elle agit à titre de répondante, s’assure de la formation adéquate du personnel à cet égard et traite les plaintes en cas d’incidents de confidentialité.
Pour poser des questions, formuler des commentaires sur la présente Politique de protection des renseignements personnels, exercer vos droits ou déposer une plainte, communiquez avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels en écrivant à l’adresse courriel CSN.RenseignementsPerso@csn.qc.ca ou par la poste au 1601, avenue De Lorimier, Montréal (Québec) H2K 4M5.

Table des matières

1. Collecte des renseignements personnels
2. Obtention du consentement
3. Utilisation et partage des renseignements personnels
4. Protection des renseignements personnels
5. Conservation et destruction des renseignements personnels
6. Incidents, recours et traitement des plaintes

1. Collecte des renseignements personnels

La CSN est susceptible de recueillir et de traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment :

• Des coordonnées personnelles telles que les prénoms, les noms, les adresses, les adresses électroniques, les numéros de téléphone;
• Des informations relatives à un compte bancaire ou des données de paiement;
• Des informations relatives à la vie privée de ses salarié-es telles que la situation maritale, des informations de nature médicale et autres.

Note : Les coordonnées professionnelles des individus ne représentent pas des renseignements personnels au sens de la loi.

La CSN collecte des renseignements personnels directement auprès des personnes concernées et lors d’interactions directes avec elles, entre autres, mais non limitativement, dans les circonstances suivantes :

• Lorsqu’un formulaire d’embauche est rempli;
• Lorsqu’une personne est embauchée;
• Lorsqu’une personne, dans le cours de son emploi, bénéficie de congés sociaux ou liés à une situation médicale;
• Lorsqu’une personne sollicite la CSN pour recevoir de l’information ou des services liés à sa mission (information, données nécessaires aux remboursements, etc.);
• Lorsqu’une personne est élue à titre de dirigeant de son syndicat;
• Lorsqu’une personne entre en relation contractuelle avec la CSN à titre de fournisseur de biens ou de prestataire de services;
• Lorsqu’une personne s’inscrit personnellement ou pour le compte de son syndicat sur l’un des sites et/ou portails de services de la CSN (par exemple : Syndex, monsyndicat.org, etc.);
• Lorsqu’une personne s’abonne à une publication CSN;
• Lorsqu’une personne effectue un achat à la boutique en ligne de la CSN;
• Lorsqu’une personne signe une carte d’adhésion électronique à un syndicat CSN.

2. Obtention du consentement

La CSN collecte certains renseignements personnels pour la bonne gestion de ses relations et de ses services avec chaque personne concernée et limite la collecte des informations à ce qui est nécessaire à cette fin. Le consentement de la personne concernée est requis pour pouvoir légalement utiliser les renseignements personnels qu’elle transmet à l’organisation.

En fournissant ses renseignements personnels par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, par le biais d’une application ou d’un portail dédié, en présence, par téléphone ou par tout autre moyen, une personne consent à ce que la CSN collecte, utilise ou communique les renseignements aux fins indiquées lors de la collecte et conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique.

Ce consentement est obtenu au moment de la transmission des renseignements personnels, par le moyen d’une explication claire le mentionnant et proposant d’accéder à la présente politique. Lorsque le consentement est requis par voie électronique, cette explication est incluse à la demande de consentement et il est possible d’accéder à la présente politique à partir du site sur lequel le consentement est donné.

Une fois obtenu, le consentement sera réputé valide tant que le motif ayant requis l’utilisation des renseignements en question continue d’exister. Le consentement sera renouvelé lorsque nécessaire et peut être retiré en tout temps par la personne concernée. S’il n’est pas autrement indiqué, le consentement peut être retiré à l’adresse suivante CSN.RenseignementsPerso@csn.qc.ca.

Les sites Web de la CSN utilisent des cookies pour le bon fonctionnement de ceux-ci, vous pouvez personnaliser leur utilisation.

3. Utilisation et partage des renseignements personnels

La CSN s’engage à utiliser et à partager des renseignements personnels qu’elle détient seulement aux fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis et en conformité avec la présente politique, sauf si la loi l’oblige ou lui permet de les utiliser ou de les communiquer autrement.

Les renseignements recueillis à partir des sites Web de la CSN servent à analyser votre utilisation des sites de la CSN, aux fins de compilation de statistiques de consultation, ainsi qu’à personnaliser et à adapter votre expérience d’utilisateur sur les sites de la CSN. Votre consentement est requis à cette fin. Toutes autres fins particulières font l’objet d’un consentement spécifique.

La CSN peut partager certains renseignements personnels avec certains tiers, notamment dans les circonstances suivantes :

• À titre d’employeur, avec les autres employeurs du mouvement aux fins d’administration de la convention collective;
• Avec les organisations qui lui sont affiliées pour assurer le bon fonctionnement de la CSN;
• Avec certains fournisseurs de services, pour assurer le bon fonctionnement de ses activités légitimes. Les contrats conclus entre la CSN et ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements et qu’ils y appliquent les dispositions de protection des renseignements personnels conformément à la loi;
• Des autorités gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsqu’exigé. Par exemple, des renseignements personnels détenus par la CSN peuvent être partagés si l’organisme y est tenu en vertu des lois, notamment fiscales et administratives.

4. Protection des renseignements personnels

Durant toute la durée de leur conservation et lors de leur utilisation, les renseignements personnels collectés par la CSN sont traités de façon à en assurer la protection. La CSN emploie des mesures de protection matérielles, techniques et administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.

Des mesures sont également en place pour garantir que les employé-es, les administratrices ou les administrateurs de la CSN ne peuvent accéder aux renseignements personnels qu’à la condition que ces renseignements soient nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Les personnes ayant accès à ces renseignements s’engagent à utiliser les données dans le respect de la loi et des mesures de protection adéquates.

Des mesures physiques et techniques sont prises pour assurer la sécurité de tous les renseignements personnels conservés par la CSN. Le serveur informatique de la CSN est situé au Québec.

5. Conservation et destruction des renseignements personnels

La CSN conserve les renseignements personnels recueillis uniquement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente politique et en conformité à ses obligations légales et réglementaires.

Elle conserve uniquement les renseignements nécessaires pour la finalité visée et procède à leur destruction dès l’accomplissement de leur finalité, ou à la fin du délai légal de conservation.

Les renseignements personnels seront immédiatement détruits si la personne concernée en formule la demande auprès de la CSN, sauf si la loi exige que les renseignements soient conservés pour une durée spécifique.

La CSN procède à la destruction des renseignements personnels en s’assurant de procéder à l’élimination totale de toutes les versions électroniques et au déchiquetage des copies papier.

6. Incidents, recours et traitement des plaintes

Advenant un incident de confidentialité (accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi à un renseignement personnel, perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement) présentant un risque de préjudice sérieux, la CSN aviserait dans les plus brefs délais les personnes concernées.

La CSN les informerait des renseignements personnels dont il s’agit, des circonstances de l’incident, de la date ou de la période durant laquelle il est survenu ainsi que des mesures qu’elle compte prendre à la suite de l’incident pour empêcher ou amoindrir les préjudices possibles pour les personnes concernées et pour éviter qu’un semblable incident se reproduise.

Une personne fournissant des renseignements personnels est en droit de s’attendre à ce que la CSN respecte les dispositions prévues à la loi et dans la présente politique. Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose également des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si la CSN traite des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant;
• Exactitude : la CSN est tenue de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque, ou dont la collecte, la communication ou la conservation ne sont pas autorisées par la loi;
• Désindexation : le droit de demander de cesser de partager ses renseignements personnels.

Aux fins de l’application de la politique, une plainte constitue l’expression d’au minimum un des trois éléments suivants :

• Une insatisfaction exprimée par un individu qui s’estime lésé dans le traitement de ses renseignements personnels par la CSN;
• Un préjudice subi à la suite d’un évènement, d’une situation, d’un acte ou d’une omission à l’égard de la prestation du service dispensé par la CSN en lien avec les renseignements personnels qu’elle détient;
• La réclamation d’une mesure correctrice.

Ne constitue pas une plainte : toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de la CSN et sans qu’une plainte écrite ait été déposée par un individu.

Par la présente politique, la CSN s’engage à assurer un traitement adéquat, uniforme et diligent des plaintes formulées à son endroit par toute personne insatisfaite du traitement de ses renseignements personnels.

Formulation et traitement d’une plainte
La personne qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit à : Direction générale de la CSN
1601, avenue De Lorimier
Montréal (Québec) H2K 4M5
ou par courriel à l’adresse CSN.RenseignementsPerso@csn.qc.ca

La communication doit indiquer les éléments suivants :

• Nom de la personne plaignante;
• Coordonnées de la personne plaignante;
• Motifs de la plainte soumise.

Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.

La personne responsable de l’application de la présente politique est la directrice générale de la CSN. Elle a pour fonctions de :

• Recevoir la plainte;
• S’assurer de l’envoi d’un accusé de réception à la plaignante ou au plaignant;
• Traiter la plainte et enquêter sur les prétentions exposées par la plaignante ou le plaignant;
• Répondre à la personne plaignante.

L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :

• Une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à la CSN, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
• Le nom et les coordonnées du responsable du traitement de la plainte;
• Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle la personne plaignante doit répondre dans un délai raisonnable, à défaut de quoi la plainte est réputée abandonnée;
• La présente politique exposant les modalités de traitement des plaintes.

Tout employé-e de la CSN saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, à la personne responsable de l’application de la politique. Tout employé-e qui reçoit une plainte verbale doit informer la personne plaignante de la présente politique et l’inviter à faire parvenir à l’adresse courriel CSN.RenseignementsPerso@csn.qc.ca sa plainte par écrit.

La personne responsable traite la plainte en l’examinant, en rassemblant les documents pertinents à son analyse et en rédigeant la réponse à la personne plaignante ainsi que les motivations de la réponse.

La réception et le traitement de la plainte doivent être effectués dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude. Dans l’éventualité où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, la personne plaignante sera informée des motifs du retard et des démarches entreprises par la CSN à ce jour dans le traitement de sa plainte. Elle doit également être informée du délai dans lequel la décision lui sera transmise.

Suivant le traitement de sa plainte, en cas de mésentente sur l’application de la loi et de la présente politique, la personne plaignante peut aussi signaler son insatisfaction par rapport au traitement de ses renseignements personnels par la CSN auprès de la Commission d’accès à l’information, responsable de veiller à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.